RODO – obowiązek informacyjny

Obowiązek informacyjny jest jednym z głównych obowiązków nałożonych przez RODO na administratorów danych osobowych. Obowiązek ten powinien zostać zrealizowany w sytuacji zbierania danych osobowych (np. na podst. wyrażonych zgód) bezpośrednio lub pośrednio od osoby, której dane dotyczą (zgodnie z art. 13 oraz 14 RODO).

Administrator obowiązany jest do spełnienia obowiązku informacyjnego wobec osoby, której dane dotyczą, również wtedy gdy pozyskuje dodatkowe dane tej osoby, których do tej pory nie posiadał.

Administrator nie musi realizować obowiązku informacyjnego w sytuacji, gdy w wyniku działań prowadzonych przez administratora lub osoby, której dane dotyczą, zebrane dane zostają jedynie zaktualizowane lub usunięte (prawo do bycia zapomnianym). W przypadku sprostowania lub usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych Administrator musi powiadomić o wprowadzonych zmianach każdego odbiorcę, któremu ujawniono dane osobowe, chyba że okaże się to niemożliwe lub będzie wymagać niewspółmiernie dużego wysiłku. Administrator informuje osobę, której dane dotyczą, o tych odbiorcach, jeżeli osoba, której dane dotyczą, tego zażąda (art. 19).

Przekazanie osobie informacji o przetwarzaniu jej danych osobowych, powinno nastąpić w momencie gromadzenia tych danych, zaś przekazanie informacji o zbieraniu danych z innych źródeł powinno nastąpić w tzw. rozsądnym terminie po uzyskaniu danych, jednak nie później niż w ciągu miesiąca od pobrania danych. Termin ten należy traktować jako ogólny graniczny termin przekazania informacji.

Obowiązek informacyjny realizuje się m.in. poprzez:

1. umieszczenie informacji na dokumentach,  z którymi zapoznaje się lub otrzymuje, np. : uczeń, rodzic, opiekun prawny dziecka, pracownik, kontrahent (umowa, zamówienie, porozumienie); 
2. umieszczenie informacji na stronie internetowej placówki lub w systemie informatycznym;
3. umieszczenie informacji na tablicach informacyjnych w miejscach ogólnodostępnych w placówce;